Co łączy biznesmena z alpinistą? Każdy z nich ma wizję swojej działalności i podobny cel strategiczny, jakim jest zdobywanie. Dla jednego będzie to zdobywanie najwyższych górskich szczytów, dla drugiego nowych rynków i nowych nisz. Ale żeby tego dokonać, zarówno w biznesie, jak i we wspinaczce, potrzebne jest zaplanowanie drogi, która pozwoli zrealizować te ambitne cele. Droga zaś, aby była bezpieczna i efektywna, musi być oznaczona znakami, punktami orientacyjnymi, ostrzeżeniami. Słowem, bez dobrej mapy drogowej lepiej nie ruszać w drogę, zarówno w biznesie, jak i we wspinaczce. Ryzyko niepowodzenia jest ogromne, w biznesie można stracić majątek, w górach życie.
Gdy alpinista przygotowuje się do zdobywania szczytów, rozpisuje precyzyjnie swoją strategię. Opiera się ona o wielkie marzenie, które odpowiada na pytanie: dlaczego się wspinam? To marzenie to np. zdobyć koronę Ziemi najszybciej na świecie. Do tego celu prowadzi zaś masa mniejszych kroków: budowa wytrzymałości i wydolności, przygotowanie kondycyjne, przygotowanie górskie, umiejętność udzielania pierwszej pomocy, kolekcjonowanie wyposażenia, zebranie budżetu na poszczególne wyprawy, budowa zespołu, wytyczenie nowych przejść, określenie najlepszego terminu poszczególnych wypraw, ułożenie planu medialnej otoczki całego projektu itd.
Dobry biznesmen podobnie tworzy mapę drogową swojego produktu, powołując się na wizję przedsiębiorstwa. Odpowiada sobie na pytanie: dlaczego buduję nowe produkty? Np. sterowanego myślami smartfona, i w tym kontekście określa strategiczne założenia: budowanie wydolności i przepustowości firmy, gromadzenie zasobów i wyposażenia firmy, zdobycie budżetu dla nowych produktów, zbudowanie zespołu, określenie nowej niszy, w której będzie oferowany produkt, określenie najlepszego terminu na wprowadzenie produktu na rynek, zaplanowanie komunikacji o nowych produktach itd. Bez roadmapy nawet najlepszy biznesmen poruszałby się na rynku po omacku niczym alpinista na szlaku dotknięty ślepotą śnieżną.
Strategia i taktyka, chociaż są pojęciami zaczerpniętymi z wojskowości, jak najbardziej pasują do świata biznesu i alpinizmu. W końcu biznes to pole walki o klienta, wspinaczka to walka z górą. Jednak pojęcia te często są traktowane jako wymienne i równoznaczne. Zestawienie tych pojęć w kontekście mapy drogowej produktu doskonale pokaże, w czym tkwi zasadnicza różnica. Gdy wspinacz ze swoim wielkim marzeniem i strategią realizacji tego marzenia w plecaku stanie u podnóża góry, musi mieć gotową taktykę podejścia: zaznaczyć miejsca poszczególnych obozów, wytyczyć na graniach szlaki, którymi najbezpieczniej i najszybciej będzie się wspinał, dojrzeć niebezpieczne punkty: szczeliny i seraki, oznaczyć ostatni obóz przed atakiem szczytowym, zaplanować dokładne czasy wspinaczki, określić okna pogodowe itd. Twórca nowego produktu, gdy analizuje strategię zapisaną gdzieś na dysku komputera, aby zrealizować wizję też musi zbudować taktykę: rozpisać funkcjonalności produktu, stworzyć harmonogram ich wdrożenia, ułożyć plan testów z użytkownikami, zaplanować wydania nowej wersji produktu, określić zagrożenia i przeszkody w realizacji produktu.
Wspomnieliśmy już o marzeniach i wizjach. Na ich podstawie bohaterowie naszej historii planowali strategicznie, czyli długofalowo. Myśleli o tym, jak wygrać wojnę na innowacyjne produkty, batalię o to, kto najszybciej zdobędzie wszystkie ośmiotysięczniki. Gdy odpowiedzieli na pytanie dlaczego chcą realizować swoje marzenia i wizje, musieli znaleźć odpowiedź na pytanie, jak je zrealizować. Jak tworzyć nowe produkty, jak się wspinać. I w odpowiedzi na to pytanie pomocna była właśnie roadmapa. Teraz muszą zaplanować pojedynczą bitwę, o użytkowników nowego produktu, o pokonanie pierwszego szczytu. Muszą odpowiedzieć sobie na pytanie, co realizować i bardzo dokładnie określić, co muszą zrobić, jakie poszczególne kroki przedsięwzięć do osiągnięcia celu etapowego. Dla takich działań tworzy się szczegółowy backlog, czyli bardziej operacyjny plan działania. Bez dobrej mapy drogowej niełatwo jednak stworzyć dobrej jakości backlog.
Strategia i dalszy horyzont działań, taktyka i bliższy horyzont działań – to najlepsze wyznaczniki tego, czym różni się mapa drogowa od backlogu w ujęciu biznesowym. Warto mieć to na uwadze tworząc roadmapę, bo wiele organizacji myli ją z backlogiem. Chociaż oba artefakty mają wiele podobnych cech, to różnią je cele. Mapa drogowa produktu to strategiczna emanacji wizji firmy, która łączy cały zespół w jakimś konkretnym, ambitnym celu, np. stworzenia sterowanego myślami smartfona. Mapa drogowa jest dynamiczna, zmienia się w zależności od wiedzy zespołu oraz otoczenia i w tym bardzo przypomina backlog. Jednak ten drugi jest narzędziem operacyjnym skoncentrowanym na wytwarzaniu. Dzieli złożony produkt na łatwe do zarządzania historie użytkowników i przekłada strategiczną wizję z roadmapy na mniejsze elementy do wytworzenia, opisuje funkcjonalności, określa ścieżkę rozwoju produktu i priorytety, umożliwia oszacowanie nakładu pracy itd. Warto więc pamiętać, że:
Roadmapy zawsze są strategiczne, backlogi zaś taktyczne.
Pomylenie mapy drogowej z backlogiem powoduje, że zespół nie widzi szerokiego obrazu działania. Sprawia to, że wyniki pracy są mniej celowe. Łatwo jednak nauczyć członków zespołu, jak rozróżnić oba artefakty, wystarczy kilka drobnych zabiegów: zachęta, aby koncentrować się na tematach i celach, podkreślenie inspirującej roli mapy drogowej, przedstawienie jej tak, aby budziła entuzjazm, aby podkreślała elementy powiązane z produktem zamiast szczegółowych funkcji. No i nie można zapomnieć, aby wszystkie te działania połączyć z konkretnymi celami biznesowymi. Wtedy każdy zainteresowany będzie wiedział, jak czytać mapę drogową produktu, jak szybko przyswajać jej treści i jak traktować jej szeroki zakres.
Mapa drogowa produktu jako strategiczne narzędzie nakreślające długoterminową wizję produktu, pełni kilka kluczowych funkcji:
Roadmapa to dokument, który mówi o kierunku podążania w celu realizacji wizji.
Dlatego ważne jest, aby dostęp do roadmapy miał zarówno zarząd, jak i dział marketingu, programiści, handlowcy, czy dział utrzymania, a nawet zaufani klienci i partnerzy biznesowi. Warto, aby mapa drogowa danego produktu była nie tylko dobrze zwizualizowana, ale i ogólnodostępna.
Mapa drogowa pomaga osiągnąć następujące cele:
Kiedy tworzymy mapę drogową produktu powinniśmy:
Aby zapoznać się z celami i priorytetami firmy niezbędne są spotkania face to face z najważniejszymi osobami w firmie (prezesi, kierownicy, top managerowie). Powinni oni opowiedzieć o celach na cały rok. Następnie cele te muszą być udokumentowane, a priorytety odpowiednio ustalone. Cele powinny być oczywiście SMART, do ustalania zaś priorytetów, warto korzystać z metody MoSCoW. Z takich spotkań powinna powstać mapa inicjatyw, która trafi do zespołów. Ustalone cele i priorytety powinny być omówione w zespołach, przy okazji warto upewnić się, że zostały dobrze zrozumiane przez każdego członka zespołu.
Poszczególne funkcjonalności, które zespół wybierze po burzy mózgów, znajdą się w backlogu, dlatego ważna jest tu współpraca z zespołem wytwórczym, czy programistycznym. Na wypracowanej z zespołami podstawie zaplanowana zostania mapa wydań działającego produktu.
Komunikacja wizualna ułatwia zrozumienie priorytetów, dlatego tak ważne jest, aby budować mapę drogową przejrzystą wizualnie. Roadmapa musi być tak wykonana, by każdy pracownik firmy mógł szybko przeskanować jej założenia i móc odpowiedzieć na pytania: Co my robimy? Dlaczego to robimy? W jaki sposób wiąże się to z naszymi celami długookresowymi.
Mapa drogowa produktu może przybierać różne postaci, np. wykresu Gantta, z linią czasu, tablicy Kanban, albo nawet wykresu bez dat. Timeline pokazuje zawsze bardzo jasno datę startu i zakończenia inicjatyw. Idealnie więc nadaje się do stosowania w projektach, które realizowane są w modelu fixed price. Roadmapa w tym formacie pomaga bardziej zorientować się na określonych celach i pokazuje zależności różnych działań w kontekście czasu. Jasno sygnalizuje też, co wydarzy się w następnej kolejności. Jednak z takiej roadmapy trudno wywnioskować, jak ważna jest strategia biznesu. Dlatego też używana jest czasem forma mapy drogowej bez dat, która pokazuje zależności strategicznych priorytetów, ale nie informuje, kiedy dana inicjatywa się rozpocznie i zakończy. Dobrze sprawdza się to w projektach realizowanych w modelu time and material. Jeśli z kolei roadmapa będzie zbudowana w oparciu o tablicę Kanban, doskonale pokaże ona pojedyncze inicjatywy, nad którymi zespół pracuje tu i teraz, ale daty rozpoczęcia i zakończenia prac nie będą widoczne (wynikają jedynie z przyjętej metodologii pracy, np. tygodniowych sprintów). Mimo to, znawcy tematyki postulują, że właśnie taka motywacyjna mapa drogowa z horyzontami czasowymi jest jednym z najlepszych rozwiązań w zakresie wizualizowania roadmapy. Taka forma ma wiele zalet. Przede wszystkim pozwala na szybkie zapoznanie się z zawartością, łatwe zrozumienie kluczowych elementów i założeń. Ponadto zawiera wszystkie najważniejsze elementy takie, jak: horyzont czasowy, zakres, strategiczne inicjatywy, obszary, których dotyczy produkt:
Co oznacza horyzont czasowy określony na tej mapie drogowej?
Dlaczego na tej roadmapie nie widać konkretnych dat? Specyfika mapy drogowej, jej szeroki kontekst powoduje, że lepiej unikać pokazywania dat na mapie, nie obiecywać czegoś, czego nie będziemy w stanie dotrzymać, bo zwłaszcza w wytwarzaniu oprogramowania, wiele rzeczy jest nieprzewidywalnych. Na roadmapie powinno się raczej pokazywać szersze zakresy czasu: kwartał, półrocze, itp. Zakres czasowy roadmapy to szeroki widok na priorytety, a one zawsze podlegają zmianom, zwłaszcza w przyszłości, której nie można dziś zaplanować z całą pewnością. Chodzi o to, aby zostawić miejsce na dostosowanie się do zmian. W końcu nawet najlepiej przygotowany alpinista, musi czasem odpuścić atak szczytowy, jeśli pogoda w górach jest niesprzyjająca.
Mapę można przygotować w PowerPoincie, Excelu, Trello, czy dedykowanym oprogramowaniu do takich zadań. Można też rozrysować ją na dużym kartonie, albo zbudować na tablicy z samoprzylepnymi karteczkami i umieścić w jakimś widocznym miejscu biura, aby każdy miał do niej wgląd. Ważniejsze jednak jest skupienie się na zawartości, na kierunku, który wyznacza mapa drogowa niż na jej formie.
Roadmapa produktu to w nowoczesnym biznesie rzecz niezbędna. Warto jednak zaznaczyć, że mapa drogowa jest pomocna nie tylko w zdobywaniu rynku (i górskiego szczytu). Roadmapa musi być bowiem elastyczna, musi być żywym organizmem, który ulega zmianom, tak jak zachodzą zmiany w biznesie. Gdy zewnętrzne warunki mogą pokrzyżować ambitne plany (np. pandemia wirusa), roadmapa powinna przewidywać także te elementy cyklu życia produktu, które prowadzą do jego zmiany, a nawet zamknięcia. Podobnie alpinista musi w swojej mapie drogowej zawrzeć wytyczne dotyczące bezpiecznego zejścia ze szczytu i powrotu do obozu.
A kiedy kończy się żywot roadmapy? Kiedy tworzyć nową mapę drogową produktu? W momencie, gdy pojawia się nowy pomysł na produkt, nowa nisza, nowe wyzwanie i nowy szczyt do zdobycia. Więc w drogę z dobrą mapą drogową!
