W studio interaktywnym FROGRIOT realizujemy projekty w dwóch modelach rozliczeniowych. Często debatujemy z klientami nad tym, który model byłby dla nich korzystniejszy. Rozważania te są na tyle częste, że postanowiłem rozprawić się z pewnymi mitami, które narosły wokół obydwu modeli rozliczeniowych. Jednocześnie chciałbym też wskazać, kiedy warto wykorzystać konkretny model.
Stałe: Zakres prac, budżet.
Zmienne: Jakość.
Założenie początkowe: Wszystkie oceny czasowe są poprawne i nie będą wymagały zmian w trakcie trwania projektu (czyt. projekt jest doskonale rozpisany).
Ryzyko: Znajduje się po stronie wykonawcy, co oznacza, że jakość może spaść, jeżeli szacunki będą niedokładne.
Elastyczność: Każda zmiana podlega dyskusji. Ocenia się, czy zawiera się ona w zakresie prac założonym przed rozpoczęciem projektu. Nowe pomysły są rzadko wprowadzane.
Przeznaczenie: Ten model rozliczeniowy dedykowany jest przede wszystkim małym/ prostym stronom www, prostym aplikacjom i landingom.
Głównym założeniem modelu rozliczeniowego Fixed Price jest utrzymanie budżetu projektu na z góry określonym poziomie. Ten model cieszy się niesłabnącą popularnością, ponieważ (pozornie) gwarantuje on klientom bezpieczeństwo finansowe, dlatego że z góry znają oni cenę. Dlaczego pozornie? O tym napiszę w dalszej części, najpierw jednak chciałbym podjąć temat zastosowania tego modelu.
Idealnym przypadkiem, dla którego warto zastosować rozliczenia na podstawie Fixed Price, jest sytuacja, w której wszystkie funkcjonalności, sposób realizacji i detale wykonawcze są rozpisane co do najmniejszych szczegółów. Dzięki temu powstaje wiarygodny harmonogram, na podstawie którego można estymować cenę. Problem jest jednak taki, że w rzeczywistości jest to bardzo trudne. W zasadzie niemożliwe jest idealne oszacowanie kosztów projektu. Bazując na swoim doświadczeniu, mogę przyznać, że niewiele razy w życiu widziałem specyfikację przygotowaną tak dobrze, że określenie ceny projektu było możliwe co do roboczogodziny. Tę trudność implikuje fakt, że każdy twórca działający w modelu Fixed Price wycenia de facto co innego. Opiera się on przecież na swoich umiejętnościach i własnym podejściu do projektowania. Pole do dowolnych interpretacji jest wtedy bardzo szerokie.
Model, który zaprogramowany jest na eliminację ryzyka finansowego, w rzeczywistości przenosi to ryzyko na inne pola. Ustalając stałą cenę, narażamy się na brak elastyczności. W momencie podpisania umowy to od wykonawcy zależy ostateczny kształt projektu. Im mniej dokładna specyfikacja, tym większe ryzyko związane z brakiem należytej jakości wykonania. Dodatkowo każda próba zmiany zakresu projektu (np. wprowadzenie nowych pomysłów, które ZAWSZE powstają przy tworzeniu projektu) pociąga za sobą dodatkowe koszty, nie są ujęte w pierwotnej wycenie. Brak tej elastyczności prowadzi z kolei do wytworzenia produktu niespełniającego wymagań odbiorców lub zwyczajnie gorszego niż mógłby być.
Drugim rodzajem ryzyka – tym razem ukrytym w cenie – jest fakt, że firma realizująca zlecenie w tym modelu, do wyceny dołoży pewien margines. Margines ten związany jest z obawą przed dopłatą do projektu z powodu zmian czy nieprzewidzianych sytuacji. Margines taki może wynosić nawet do 80% ceny bazowej. To z kolei sprawia, że projekt może się stać zwyczajnie przepłacony i droższy niż ten wykonywany w modelu Time + Materials, gdzie płacisz tylko za faktycznie wykonaną pracę.
Stałe: Jakość.
Zmienne: Budżet, termin, zakres prac.
Założenie początkowe: Najważniejsze jest wykonanie zakresu prac przy zmiennych założeniach dotyczących kosztu tych prac (często wynikają one z niemożności określenia wszystkich funkcjonalności lub dynamicznie zmieniających się wytycznych).
Ryzyko: Znajduje się po stronie klienta.
Elastyczność: Pełna elastyczność – całość prac podporządkowana jest naczelnemu celowi dostarczenia jak najlepszego produktu.
Przeznaczenie: Oprogramowanie (w tym saas), rozbudowane strony www, aplikacje.
Naczelnym założeniem przy wyborze tego modelu rozliczenia jest dostarczenie możliwie najlepszego jakościowo produktu. Wiąże się to z dynamiczną reakcją na otrzymane nowe informacje oraz zmieniające się uwarunkowania projektowe. Tutaj właśnie model Time + Materials spisuje się najlepiej. Z mojego doświadczenia wynika, że zawsze, gdy w grę wchodzi software, aplikacje lub webaplikacje, ten rodzaj rozliczenia daje zdecydowanie lepsze efekty. Możliwość skupienia się na funkcjonalnościach bez ciągłej „walki” pomiędzy klientem a dostawcą o to „co było zawarte w umowie” stymuluje twórczą atmosferę. Ta z kolei finalnie przekłada się na szukanie optymalnych ścieżek i rozwiązań. Wbrew pozorom wspomniana atmosfera jest bardzo istotnym czynnikiem wpływającym na tworzony projekt. Chodzi przecież o to, żeby wszyscy działali w jednym, dobrze określonym celu.
Wiele osób obawia się modelu Time + Materials myśląc o tym, że nie uda się utrzymać kosztów w ryzach i całe ryzyko z tym związane będzie przeniesione na klienta. Oczywiście istnieją narzędzia, które niwelują to ryzyko. Po pierwsze można oszacować z góry przedział cenowy, po którym się poruszamy. Nie będzie to szacowanie super dokładne, ale doświadczona firma powinna móc ocenić koszty w dość poprawnym przybliżeniu.
Drugim narzędziem jest tzw. Cap, czyli określenie kwoty, której budżet przekroczyć nie może. W praktyce polega to na tym, że w trakcie trwania projektu na bieżąco patrzymy na projekt pod kątem nowych funkcjonalności w kontekście całego projektu. Sprawdzamy wtedy czy ich implementacja nie przekroczy założonego budżetu.
Skoro jesteśmy już przy kosztach, to warto wspomnieć, że projekt rozliczany za przepracowane godziny (Fixed Price) to ryzyko. W modelu Time + Materials nie ma czego dodawać i nie ma też obawy o „nadprogramowe” koszty. Finalnie projekty w tym modelu są tańsze niż te w Fixed Price.
Podsumowanie
Nie ma jednego, właściwego modelu rozliczeń, ale można wskazać, który model jest lepszy dla konkretnego rodzaju projektu. Jeżeli prowadzisz prostszy projekt i masz do niego możliwe najdokładniejszą specyfikację (a takową łatwiej sporządzić dla mniej skomplikowanych realizacji) to warto pracować w modelu Fixed Price. Jeżeli natomiast masz złożony projekt, a dodatkowo zależy Ci na elastyczności, która stwarza pole do dynamicznych zmian i optymalizacji, to zdecydowanie przekonuję do wybrania Time + Materials.
Fixed Price vs Time + Materials
